Por Luis Enrique Gómez Sutti
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Cada empresa tiene un año fiscal marcado, que no precisamente va de la mano con el calendario año. Pero en muchas compañías, está llegando, o está por arribar, el momento en que hay que sentarnos a elaborar al presupuesto para el siguiente año. Hay varios factores que debemos considerar para hacer un cálculo realista y que tenga las mayores probabilidades de tener éxito. En este caso, voy a hablar dentro del área de Tecnologías de Información:
1.- Acércate con los directivos de todas las áreas para solicitar sus requerimientos. No está por demás preguntar su justificación del por qué están solicitando tal o cual hardware o software. Entre mejor documentada esté la necesidad, tiene mayores probabilidades de tener éxito. Puedes usar formularios electrónicos para recabar la información.
2.- Revisa que las licencias de software y su número sean las que realmente se necesitan. Puede haber aumentos, reducciones, cancelaciones, adquisiciones o permanecer sin cambios, para buscar las cotizaciones y tener el mejor precio posible.
3.- En cuanto a hardware, primero hay que revisar que si los equipos actuales (PC´s, laptops, servidores, ruteadores, switches, Access Points, firewall etc.) aun cuentan con garantías por parte de los fabricantes y estos se encuentran en buen estado. Para mayor transparencia, se recomienda obtener al menos 3 (tres) cotizaciones diferentes, con el objetivo de cuál de ellas ofrece el mejor producto y servicio por tu inversión. En este rubro puedes contemplar también infraestructura en la nube, en caso que ya hayas adoptado este tipo de solución.
3a.-En caso de que los precios vengan en moneda extranjera (normalmente se manejan en dólares estadounidenses), se sugiere consultar algún pronóstico en cuanto al tipo de cambio se refiere. Esto con la finalidad de proteger la inversión en caso de algún cambio abrupto en la paridad con respecto de la moneda local.
4.- Si tienes contemplados llevar a cabo proyectos integrales de TI, se recomiendan hacer estudios de factibilidad para que justifique en términos de costo y de depreciación en el tiempo, si lo que se desea invertir a medio y largo plazo, va a valer la pena. Siempre tenemos que sustentar cada uno de los rubros que escribimos en el presupuesto.
5.- El área de TI será el primer filtro para descartar aquellas solicitudes que a su juicio no considere pertinentes. Posteriormente entregará, y en su caso, defenderá ante la alta Dirección y el área de Finanzas, su visión acerca de la inversión que desee llevar a cabo. Nunca hay que perder de vista que el objetivo de todo esto es maximizar la experiencia de nuestros clientes (internos y externos) a un precio que sea razonable y que tenga largo aliento para que nuestra compañía se concentre en lograr sus objetivos.
Y tú, ¿Qué factores llevas a cabo para armar tu presupuesto?
Muchas gracias por tu atención
